Под «отказным письмом» понимается официальный документ, подтверждающий, что продукция, в силу своих объемов, не подлежит сертификации в соответствии с ГОСТом РФ.

Отказное письмо бывает двух видов:

• Для таможенных органов: текст письма содержит ссылку на товаросопроводительный документ, по которому товар ввозится на территорию РФ.
• Для последующей продажи на территории РФ: письмо устанавливает, что продукция относится к определенному общему типу согласно общероссийскому классификатору. Адресат — руководитель компании, направившей запрос.

Оформлением отказных писем занимаются аккредитованные Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии органы по сертификации. Регулирующими документами являются:

• «Порядок ввоза на территорию Российской Федерации товаров, подлежащих обязательной сертификации»;
• Список товаров, требующих обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию РФ.

Различие по адресу и назначению

Для таможенных органов письмо отправляется Главе Государственного таможенного комитета (ГТК) и оформляется только ВНИИС. В письме указываются данные о контракте и инвойсе.

Для торговли письмо направляется заявителю (руководителю организации или ИП) и может быть выдано любым органом сертификации. Оно может иметь ограниченный срок действия либо быть бессрочным.

Защита отказных писем

С января 2004 года введены обязательные голографические наклейки для таможенных отказных писем ВНИИС. Эта мера предназначена для защиты документа от подделки.